هر آنچه باید از کنسلی هتل بدانید!

همه ما می‌دانیم که سفر کردن نیازمند انجام برخی اقدامات اولیه است و یکی از مهم‌ترین آنها رزرو محل اقامت است. خوشبختانه امروزه با وجود تعداد زیادی از سایت‌ها و سامانه‌های آنلاین رزرو هتل انجام این کار بسیار ساده شده است. بنابراین بر خلاف گذشته برای رزرو هتل دیگر نیاز نیست تا دست به تحقیق و پرس و جو از اطرافیان بزنید و در آخر هم به دنبال پیدا کردن یک آژانس مسافرتی باشید تا هتل مورد نظرتان را رزرو کند. بلکه این روزها برای این کار فقط کافی است سری به رزرو هتل سفرمارکت بزنید و بعد از بررسی امکانات هتل مورد نظر و خواندن نظر کاربران دیگر اقدام به رزرو آن کنید. علیرغم آسان بودن فرایند رزرو هتل، کنسلی رزرو به همین سادگی نیست و بیشتر گردشگران در زمان رزرو محل اقامت از این نکته مهم غافل می‌شوند. آنها تصور می‌کنند هر زمان که بخواهند می‌توانند با کنسلی رزرو هزینه پرداختی خود را دریافت کنند. این در حالی است که هتل‌ها برای بازپرداخت کنسلی رزرو قوانین خاصی دارند و اگر فرد رزرو کننده قبل از انجام رزرو به درستی از آنها مطلع نباشد، در صورت درخواست کنسلی، متحمل ضرر و زیان مالی می‌شود. بنابراین اگر شما هم در حال رزرو اتاق در هتل مورد نظرتان هستید توصیه می‌کنیم دست نگهدارید و ابتدا این مطلب را بخوانید. زیرا در ادامه مطلب هر آنچه باید از کنسلی هتل بدانید را برای شما گردآوری کرده‌ایم تا بتوانید بعد از اطلاع از این قوانین با خیالی آسوده هتل مورد نظرتان را رزرو کنید و راهی سفر شوید.

قانون کنسلی رزرو در هتل ها

اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که باید درباره قوانین کنسلی رزرو هتل‌ها بدانید این است که هیچ قانون ثابت و معینی در این زمینه وجود ندارد. در حقیقت علیرغم آنکه در بیشتر موارد برخی قوانین کلی در این زمینه وجود دارد اما به طور کلی هر هتل دارای قوانین کنسلی متفاوتی است که با قوانین یک هتل دیگر فرق دارد. با توجه به این نکته بهتر است در زمان رزرو هتل و هنگامی که در حال بررسی امکانات رفاهی و تجهیزات اقامتگاه مورد نظرتان هستید از بررسی شرایط کنسلی و قوانین مربوط به آن نیز غافل نشوید. برای اطلاع از این قوانین می‌توانید به سایت رسمی هتل مراجعه کنید و در قسمت قوانین ویژه شرایط کنسلی و جریمه مربوط به آن را مطالعه کنید. راه دیگر این است که بطور مستقیم با هتل تماس بگیرید و از کارمندان بخش رزرواسیون هتل بخواهید این قوانین را به شما توضیح دهند و بعد درباره رزرو یا عدم رزرو اتاق در آن هتل یا اقامتگاه اقدام کنید. گفتنی است اگر تصمیم دارید هتل مورد نظر را از طریق سامانه‌های آنلاین رزرو کنید برای کسب اطلاعات در خصوص جریمه‌های کنسلی می‌توانید توضیحات مربوط به قوانین اقامتگاه را در سایت بخوانید. در صورتی که توضیحی درباره شرایط کنسلی رزرو ذکر نشده است می‌توانید با بخش پشتیبانی سایت تماس بگیرید و از آنها بخواهید تا در این زمینه به شما کمک کنند. در نهایت از هر طریقی که اقدام به رزرو می‌کنید تفاوتی در اصل مطلب ندارد و همیشه قبل از انجام رزرو لازم است شرایط کنسلی را بدانید زیرا اتمام فرایند رزرو هتل به معنای آن است که شما این شرایط را پذیرفته‌اید.

قوانین کنسلی رزرو هتل‌های خارجی

علیرغم آنکه هتل‌های خارجی نیز همانند هتل‌های داخل کشور قوانین متفاوتی برای کنسلی رزرو دارند اما در اغلب موارد هنگام رزرو اتاق در این هتل‌ها می‌توان از همان ابتدا سیاست‌های کنسلی رزرو هتل را تشخیص داد و بر این اساس تصمیم‌گیری کرد. به این صورت که در بیشتر هتل‌ها گزینه رزرو برای یک واحد اقامتی خاص به صورت یک دسته بندی دو گانه تعریف شده است. این دسته بندی شامل اتاق‌های غیر قابل استرداد (Nonrefundable Rooms) و اتاق‌های قابل استرداد (Refundable Rooms) است. درباره اتاق‌های غیر قابل استرداد همانطور که از اسم این نوع اتاق مشخص است، در صورت کنسلی رزرو هیچ هزینه‌ای به رزرو کننده باز پرداخت نخواهد شد. در حالی که با رزرو اتاق‌های قابل استرداد در صورتی که درخواست کنسلی مطرح شود هزینه پرداختی بعد از کسر جریمه بازپرداخت می‌گردد. احتمالا این سوال در ذهنتان ایجاد شده است که در چنین شرایطی اصولا چه دلیلی برای انتخاب اتاق‌های غیر قابل استرداد وجود دارد؟ در جواب به این سوال باید گفت نرخ اتاق‌های غیر قابل استرداد از قیمت اتاق‌های قابل استرداد پایین‌تر است. در واقع همانطور که اتاق‌های قابل استرداد از مزیت بازپرداخت وجه در صورت کنسلی برخوردارند، اتاق‌های غیر قابل استرداد نیز از مزیت مقرون به صرفه بودن برخوردار هستند.

چرا برای کنسلی رزرو باید جریمه پرداخت کرد؟

حال ممکن است بپرسید اصولا زمانی که هیچ خدماتی از هتل مورد نظر دریافت نمی‌کنیم، جریمه‌ای که بابت کنسلی رزرو دریافت می‌شود بابت چه چیزی است؟ در پاسخ به این سوال باید گفت بطور کل زمانی که اتاقی برای یک مهمان خاص در یک مجموعه رزرو می‌شود به معنای آن است که امکان فروش این اتاق به مشتریان دیگر وجود ندارد. بر همین اساس زمانی که با نزدیک شدن به تاریخ ورود مهمان موضوع کنسلی رزرو مطرح می‌شود دیگر امکان استفاده از فرصت‌های فروش قبلی برای هتل وجود ندارد و آن مجموعه با این ریسک مواجه می‌شود که در صورت کنسلی متقاضی دیگری برای رزرو مجدد وجود نداشته باشد و این به معنای ضرر مالی آن مجموعه است. علاوه بر آن باید در نظر گرفت که در برخی موارد آژانس‌ها و شرکت‌های گردشگری اقدام به پیش خرید اتاق‌های یک مجموعه می‌کنند و بعد اقدام به فروش اتاق‌ها به مهمانان می‌کنند. در اصطلاح هتلداری به این واحدها اتاق‌های گارانتی شده می‌گویند. از آنجا که شرکت گارانتی کننده از قبل هزینه اجاره اتاق‌ها را بصورت تضمین شده پرداخت کرده است در صورت کنسلی متحمل پرداخت خسارت می‌شود. بنابراین امکان کنسلی این اتاق‌ها وجود ندارد. در حقیقت موضوع کنسلی این اتاق‌ها دقیقا مانند کنسلی بلیط هواپیما چارتر است.

جریمه کنسلی رزرو هتل چقدر است؟

در مجموع هنگامی که صحبت از کنسلی رزرو هتل می‌شود بر اساس شرایطی که هر مجموعه اقامتی دارد و قوانینی که بر اساس این شرایط تعیین کرده است با سه حالت کلی مواجه می‌شویم. حالت اول این است که بطور کلی کنسلی رزرو مورد تایید هتل قرار نمی‌گیرد و هیچ هزینه‌ای به فرد رزرو کننده باز پرداخت نمی‌شود. دلیل آن هم می‌تواند این باشد که رزرو اتاق بصورت گارانتی و خرید تضمینی انجام گرفته است. در حالت دوم زمان زیادی تا تاریخ رزرو شده برای اقامت باقی مانده است و هتل مربوطه با توجه به این بازه زمانی طولانی اقدام به لغو رزرو بدون هیچ جریمه‌ای می‌کند. حالت سوم که در بیشتر مواقع با آن رو به رو می‌شویم این است که مجموعه بر اساس زمان باقی مانده تا تاریخ اقامت مبلغی را به عنوان جریمه کنسلی مشخص می‌کند و بعد از کسر این مبلغ مابقی را به حساب فرد رزرو کننده واریز می‌کند. تعیین این جریمه اصولا بر اساس زمان باقی مانده تا تاریخ شروع اقامت انجام می‌شود. به این صورت که برای اعلام کنسلی در بازه‌های زمانی باقی مانده تا زمان شروع تاریخ اقامت درصدی از مبلغ پرداختی به عنوان جریمه کنسلی مشخص شده است. علیرغم آنکه در هتل‌های مختلف درصد جریمه کنسلی برای بازه‌های متفاوت متغییر است اما بطور کلی اگر این بازه زمانی بین ۱۵ تا ۲۰ روز تا تاریخ اقامت باشد جریمه کنسلی در نظر گرفته نمی‌شود.

کارمزد کنسلی رزرو چیست؟

اگر شما هم اهل رزرو اینترنتی هتل باشید و تعداد سفرهایتان در طول سال زیاد باشد احتمالا با شرایطی رو به رو شده‌اید که ناچار به لغو سفر و درخواست کنسلی رزرو از طریق سایت رزرو کننده شده‌اید. در چنین شرایط احتمالا اصطلاح کارمزد کنسلی هم به گوشتان خورده است. شاید بسیاری تصور کنند که منظور از کارمزد کنسلی همان جریمه کنسلی است که توسط هتل محل اقامت در نظر گرفته شده است اما این تصور اشتباه است. در حقیقت جریمه کنسلی مبلغی است که هتل‌ها برای لغو رزرو در نظر می‌گیرند اما کارمزد کنسلی رزرو مبلغی است که شرکت یا سامانه رزرو آنلاین از مسافر اخذ می‌کند. این هزینه برای شرکت‌های مختلف متغییر است اما معمولا مبلغی در حدود ۱۰ تا ۳۰ درصد از هزینه کل رزرو را شامل می‌شود. مبلغی که تحت عنوان کارمزد کنسلی دریافت می‌شود در حقیقت در ازای خدماتی است که کارمندان شرکت رزرو کننده جهت تکمیل فرایند کنسلی رزرو از جمله برقراری ارتباط با هتل و پیگیری روند کنسلی رزرو مهمان و در نهایت فرایند بازپرداخت وجه است.

نکاتی که در کنسلی رزرو هتل باید به آن توجه کرد

همانطور که پیشتر هم ذکر شد قوانین اصلی کنسلی رزرو در هتل‌ها با توجه به عوامل مختلف و بر اساس شرایط خاص هر یک از اقامتگاه‌ها تعیین می‌شود. با این حال همیشه نکاتی وجود دارند که بطور مشترک در میان اکثر هتل‌ها یکسان در نظر گرفته می شوند از این رو در نظر گرفتن برخی موارد می‌تواند کمک کند تا دیدگاه دقیق‌تری نسبت به شرایط احتمالی در صورت کنسلی برنامه سفر داشته باشیم. اصلی‌ترین نکته‌ای که باید در نظر داشت این است که بطور کل رزروهایی که برای بازه‌های زمانی پر کار هتل‌ها انجام می‌شوند امکان کنسلی ندارند. در واقع با کنسل شدن رزرو تمامی مبلغ پرداخت شده مهمان به عنوان جریمه کنسلی در نظر گرفته می‌شود. منظور از بازه‌های زمانی پر کار در هتل زمان‌هایی است که احتمال رزرو در هتل‌ها بسیار بالا است. بنابراین همواره در نظر داشته باشید که رزرو در تعطیلات رسمی مانند اعیاد و شهادت‌ها و یا بازه‌های زمانی شلوغ سفر مانند ایام نوروز مشمول کنسلی نمی‌شوند. حتی اگر در بازه‌های خلوت‌تر اقدام به رزرو اتاق در هتل کرده باشید باز هم باید این موضوع را مد نظر قرار دهید که اگر تا تاریخ شروع اقامت کمتر از ۲۴ ساعت زمان باقی مانده باشد به ندرت هتلی پیدا می‌شود که با استرداد وجه بابت کنسلی رزرو موافقت کند. یکی دیگر از نکات مهمی که لازم است در زمان کنسلی رزرو به خاطر داشته باشید این است که برخی هتل‌ها در ازای تغییر تاریخ هزینه‌ای دریافت نمی‌کنند. بنابراین توصیه می‌کنیم در صورتی که ناچار به لغو برنامه سفر خود شدید در وهله اول بهتر است درباره امکان تغییر تاریخ از مسئولان رزرواسیون هتل سوال کنید. اگر چنین امکانی فراهم باشد می‌توانید به عنوان یک ترفند طلایی از آن استفاده کنید. ناگفته نماند که در بسیاری از هتل‌ها نیز برای تغییر تاریخ ابتدا لازم است رزرو قبلی کنسل و مجدد اقدام به رزرو شود.

مراحل کنسلی رزرو هتل

برای کنسلی رزرو هتل در وهله اول لازم است به محض آنکه از لغو برنامه سفر خود مطلع شدید اقدام به مطرح کردن درخواست کنسلی کنید زیرا هر قدر به تاریخ شروع اقامت نزدیک‌تر شوید میزان جریمه کنسلی هم بیشتر می‌شود. برای اعلام کنسلی لازم است دقیقا از طریق همان منبعی که رزرو هتل انجام شده است اقدام کنید. به این ترتیب اگر رزروتان را بطور مستقیم از طریق هتل انجام داده‌اید لازم است با بخش رزرواسیون تماس بگیرید و موضوع را با آنها در میان بگذارید. در این حالت بعد از موافقت هتل ممکن است مسئول رزرواسیون از شما بخواهد تا بصورت کتبی نیز درخواست خود را مطرح کنید و بعد از آن با توجه به زمان اعلام کنسلی و تعیین میزان دقیق جریمه مبلغ مورد نظر به همان حسابی که از طریق آن پرداخت را انجام داده‌اید بازپرداخت می‌گردد. در صورتی که از طریق هر یک از سامانه‌های رزرو اینترنی هتل اقدام به رزرو اقامتگاه کرده باشید لازم است با پشتیبانی رزرو همان سایت تماس بگیرید و درخواست کنسلی را مطرح کنید. در این مواقع سایت مربوطه نیز ابتدا درخواست را با مسئولان هتل مربوطه مطرح می‌کنند و در صورت موافقت از طرف شما درخواست لغو رزرو را بطور کتبی برای هتل ارسال خواهند کرد. مسلم است که فرایند بازپرداخت وجه رزرو تماما توسط سامانه رزرو کننده انجام می‌گیرد.

با توجه به اینکه سفرمارکت www.safarmarket.com بازار مجازی خدمات گردشگری از جمله رزواسیون هتل است، شما در زمان رزرو هتل، از طریق سفرمارکت، به سایت رزرواسیون هتل هدایت می‌شوید. در نتیجه در صورتی که بخواهید هتل خود را کنسل کنید هم باید از طریق سایتی که از آن هتل را رزرو کرده‌اید اقدام کنید. با این وجود اگر در فرایند پرسشی داشتید یا نیاز به پیگیری جانبی بود، پشتیبانی سفرمارکت در خدمت شماست.