10 نکته که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید بدانید!

در راستای آسانی کار کسب و کار های مختلف هر روزه ابزارهای متعددی ساخته می شود. یکی از این ابزار ها که در بخش حسابداری و امورات مالی کسب و کارها بسیار مورد استفاده قرار میگیرد، نرم افزار حسابداری است. نرم افزارهای حسابداری قابلیت های زیادی را در اختیار کاربران قرار می دهند. به طور مثال نرم افزار سپیدار را می توان نام برد که محبوبیت بیشتری نسبت به سایر نرم افزارهای حسابداری در بین مدیران و حسابداران دارد. اما خرید نرم افزار حسابداری به دقت و اطلاعات کامل تری نیاز دارد، تا در آینده دچار مشکل نشوید. ما در ادامه برای آگاهی بیشتر شما عزیزان به 10 نکته که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید بدانید پرداخته ایم، تا در هنگام خرید بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید.

اهمیت نرم افزار های حسابداری در کسب و کار

به این موضوع اشاره کردیم که تنوع نرم‌ افزارهای حسابداری در بازار بسیار زیاد است و همین مسئله باعث شده تا انتخاب برای افراد و کسب و کارهای مختلف سخت شود و به این نکته واقف هستیم که با توجه به حجم کاری بالا استفاده از نرم افزار های حسابداری متناسب با کسب و کارتان می تواند به پیشرفت کسب و کار شما کمک بسیاری بکند. بنابراین استفاده از نرم افزار های حسابداری در کسب و کار برای شما بسیار سودمند است.

اگر بخواهیم از مزیت ها و اهمیت وجود نرم افزار های حسابداری صحبت کنیم، به این صورت است که انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب و حرفه‌ ای می تواند در کمترین زمان سنگین‌ ترین محاسبات را برای شما انجام دهد، گزارش های مالی که توسط نرم افزار حسابداری ارائه می شود، نقاط قوت و ضعف کسب‌وکار شما را مشخص می ­کند، از هر جایی می‌توانید به سیستم حسابداری خود دسترسی داشته باشید و آنها را پیگیری کنید. جمع‌ آوری اطلاعات و محاسبات به‌ شکل خودکار در نرم افزار صورت می گیرد، هیچ نگرانی از بابت امنیت نخواهید داشت چون اطلاعات در یک جای امن نگه داری می شود. اطلاعاتی که توسط نرم افزار های حسابداری جمع ­آوری و مرتب می­شود، در زمان پرکردن فرم های مالیاتی کمک­ کننده است.

همچنین اشتباه و خطاهای محاسباتی در نرم افزار با رنگ قرمز مشخص شده که به این صورت باعث می شود خطای کمتری رخ دهد. جالب تر اینکه حسابرسی در مدت زمان کوتاهی انجام می شود، تجزیه و تحلیل داده ها راحت تر می شود، به این دلیل که معاملات و داده ها ثبت و درج شده اند و تمامی اطلاعات مالی به راحتی بروز می شوند و تمامی سرمایه­ گذاری ها با استفاده از نرم افزار های حسابداری قابل مدیریت هستند.

10 نکته که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید بدانید!

همانطور که در ابتدا خدمتتان عرض کردیم خرید نرم افزار حسابداری نیازمند دقت و توجه است، به این دلیل که اگر به یک سری نکات توجه نکنید، ممکن است در آینده دچار مشکلات زیادی شوید که روند کار شما را کند و باعث عقب ماندن شما از دیگر رقیبانتان شود.

در ادامه به 10 نکته که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید بدانید پرداخته ایم همراه ما باشید:

1. پشتیبانی فعال و آموزش پس از فروش: باید حتما قبل از خرید نرم افزار حسابداری به پشتیبانی و آموزش هایی که پس از فروش در اختیار کاربران قرار می دهند، توجه داشته باشید. به این دلیل که ممکن است شما در ابتدا مشکل نصب نرم افزار را داشته باشید و یا در آینده دچار مشکلاتی درباره نرم افزار حسابداری شوید که اگر پشتیبانی فعال نباشد و کسی به سوالات شما پاسخ ندهد، کار شما بسیار دشوار تر می شود. بنابراین در هنگام خرید بهتر است، این اطمینان به شما داده شود که هر جا به مشکل خوردید، می توانید سوالات خود را بپرسید و از پشتیبانی بهرمند شوید.

2. قابلیت بروزرسانی و آپدیت های منظم: در این قسمت توجه ویژه ای باید به این نکته داشته باشید، نرم افزاری که خریداری می کنید باید بتواند در هنگام بروز رسانی و توسعه پذیری و همچنین آپدیت شدن به خوبی قابلیت های جدید را دریافت کند، بدون اینکه مشکلی در پایه آن به وجود بیاید و در صورت بروز هرگونه اختلال تیم پشتیبانی بتوانند آن را پیگیری کنند.

3. متناسب بودن با کسب و کار: در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری باید نرم افزاری را خریداری کنید که با کسب و کار و زیر سیستم های شما تناسب داشته باشد، یعنی در انتخاب در نظر بگیرید که کسب و کار شما در چه زمینه ای است و چه کاربرد هایی را از نرم افزار حسابداری می خواهید؟ و همچنین این نرم افزار قرار است پاسخگوی کدام نیاز تان باشد؟ پس با مشخص کردن هدفتان از خرید نرم افزار حسابداری و دانستن نیاز هایتان بهتر می توانید تصمیم بگیرید.

4. کاربردی و سادگی: نکته حائز اهمیت دیگری که در هنگام خرید نرم افزار حسابداری لازم است به آن توجه شود، راحتی و سادگی نرم افزار حسابداری است. نرم افزاری که انتخاب می کنید باید باعث شود کار های شما جلوتر پیش برود و در زمان صرفه جویی کند. بنابراین اگر نرم افزار حسابداری خریداری کنید که ساده و روان باشد، دیگر نیازی به استخدام حسابدار ندارید و امور و کار های شما با سرعت بالا تری انجام می شود. اما اگر نرم افزاری که کاربری سخت و پیچیده‌ای داشته باشد را انتخاب کنید، باعث هدر رفتن زمان شما می شود.

5. توجه و ملاک قرار دادن قیمت: در برخی مسائل بهتر است که توجهی به قیمت نداشته باشیم، زیرا ممکن است با ارزانتر خرید کردن کار های خودمان را دو برابر کنیم. به طور مثال در خرید نرم افزار حسابداری بیشتر بجای اینکه به قیمت نگاه کنیم، باید به خدمات و قابلیت های آن توجه داشته باشیم. ولی اگر فقط قیمت را ملاک قرار دهیم ممکن است در ادامه دوباره نیاز باشد که ما هزینه برای نصب افزونه، بروزرسانی و... آن پرداخت کنیم. پس نرم افزار حسابداری را باید در عوض خدمات، پشتیبانی و... ارزیابی کنیم.

6. توجه به تجربه ی دیگران: تجربه نشان داده است همیشه بررسی تجربیات دیگران در هر زمینه ای کمک بسیاری کرده است. در این مورد نیز پیشنهاد می شود بعد از اینکه بررسیات لازم را انجام دادید و همه چیز مورد تایید بود، به لیست مشتریان توجه کنید و در صورت امکان تماس هم بگرید و نظرشان را بپرسید، تا کامل مطمئن شوید.

7. عدم نیاز به پرداخت هزینه های مازاد: یکی دیگر از نکاتی که به آن باید در نرم افزار حسابداری اشاره شود، هزینه های مازاد است. همانطور که در نکته قبلی به آن اشاره کردیم، شما باید نرم افزاری را خریداری کنید که همراه همان هزینه های اولیه تمام خدمات اعم از نصب و راه اندازی و... را پرداخت کنید، در غیر این صورت برای تمامی خدمات گفته شده ممکن است، هزینه های دو برابر از شما بگیرند. بنابراین اگر قبل از خرید با پشتیبان فروش این موارد را بررسی کرده باشید در آینده نیاز به پرداخت هزینه های مازاد ندارید.

8. برخورداری از امنیت بالا: امنیت شرط اول خرید یک نرم افزار حسابداری است، زیرا تمام اطلاعات مالی و داده های مهم در آن قرار می گیرید که هر کدام به نحوه ی خود دارای اهمیت بالایی است. بنابراین باید نرم افزاری را انتخاب کنید که امنیت داده های شما را تضمین کند وگرنه در هر کدام از داده ها مشکلی پیش بیاید،خسارت های جبران ناپذیری را به بار می آورد. همچنین بروزرسانی های به موقع نرم افزار باعث بهبود پشتیبانی و توانایی ذخیره سازی آن می شود که این امر امنیت داده ها را افزایش می دهد.

9. برخورداری از یکپارچگی: یک نرم افزار حسابداری نباید فقط فعالیت های مالی را انجام دهد، بلکه فعالیت هایی همچون کنترل عملیات چک، ا مدیریت فروش، انبارداری،کنترل حساب های بانکی، محاسبه دستمزد کارکنان کارکنان و... را نیز باید بتواند انجام دهد. پس باید نرم افزاری را انتخاب کنید تا تمام نیاز های حسابداری شما را میتواند برطرف کند. همچنین یکپارچگی نرم افزار حسابداری میتواند اطلاعات را ثبت کند و از انجام دوباره ی کار های شما جلوگیری کند.

10. ارائه گزارش‌های کاربردی و تحلیلی: آخرین نکته ای که در ارتباط با نرم افزار های حسابداری می توان گفت، ارائه دادن گزارش های کاربردی و تحلیلی است. این تحلیلات باعث می شوند تا مدیران بهتر و آگاهانه تر بتوانند تصمیم بگیرند. استفاده از یک نرم افزار حسابداری کاربردی که بتواند اطلاعات دقیق را به شما ارائه دهد کمک بزرگی در پیشرفت و سود شما می کند در واقع استفاده کردن از نرم‌ افزار های حسابداری کمک می کند تا حسابداران و مدیران با مصرف زمان کمتر، گزارش‌های دقیق‌ و کامل تری ارائه دهند.

انواع نرم افزار های حسابداری

نرم افزار های حسابداری انواع مختلفی دارند تا برای تمامی مشاغل مورد استفاده باشند. در ادامه با انواع نرم افزار های حسابداری آشنا خواهید شد:

• عمومی که برای مشاغل کوچک به کار می رود.
• فروشگاهی که برای استفاده در فروشگاه­ ها است.
• تولید برای واحد های تولیدی و کارخانه کاربرد دارد.
• سازمانی و دولتی در تهیه نامه مالیاتی وزارت خانه ها مورد استفاده است.
• شرکتی برای شرکت های بازرگانی، تولیدی و خدماتی مناسب است.
• شرکتی خاص بر اساس نظریات فرد طراحی می شود و مخصوص همان شرکت است.
• صنفی برای اصناف مختلف به کار می رود.
• مشاغل خاص مثل پیمانکاری، شرکت پخش و خدماتی

کلام آخر

سعی کردیم در این مقاله شما را با 10 نکته که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید بدانید ، آشنا کنیم. همچنین خلاصه ای از اهمیت و انواع نرم افزار های حسابداری خدمتتان عرض شد. شما با توجه به نکات گفته شد و نوع کسب و کار خودتان می توانید بهترین نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید. فقط باید در انتخاب پشتیبانی نیز دقت بالایی داشته باشید به این دلیل که یک پشتیبانی خوب شما را در عرصه هایی که به مشکل می خورید می تواند کمک بسیاری کند. از شما عزیزان سپاسگزارم که تا انتهای مقاله همراه ما بودید.