آشنایی با نحوه‌ی کار کردن نرم افزار BPMS و معرفی 5 نمونه

به‌طور میانگین چند ساعت از زمانتان در سازمان به انجام کارهای تکراری و بی‌تاثیر می‌گذرد؟ یکی از مهم‌ترین دغدغه‌ی مدیران، پیدا کردن راهی برای خودکارسازی فرایندهای پرتکرار و بهینه‌سازی فرایندهای سازمان است. نرم افزار BPMS، راهکاری برای از بین بردن این دغدغه‌ها است. در این مقاله، با نحوه‌ی تاثیرگذاری نرم افزار BPMS  در سازمان و 5 نمونه از آن آشنا خواهید شد.

نرم افزار BPMS چیست؟

BPMS مخفف عبارت سیستم یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) است. این نرم‌افزار وظیفه‌ی طراحی، تحلیل، خودکارسازی و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار را در یک سازمان برعهده دارد.

تمرکز اصلی نرم افزار BPMS روی شناسایی نقاط آسیب‌پذیر، هزینه‌بر و زمان‌بر در هر فرایند و کنترل آن‌ها است. به کمک نرم افزار BPMS زیرساختی برای سازمان ایجاد می‌شود که به چابک و منعطف شدن آن منجر خواهد شد.

چند نوع BPMS وجود دارد؟

قبل از انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار باید با انواع آن آشنا شوید. نرم افزار BPMS به 2 شکل سازمانی (Enterprise BPMS) و منبع‌باز (Open Source BPMS) مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• BPMS سازمانی

این نوع BPMS معمولاً یک نرم‌افزار مستقر در محل (On Premise) است که برای سازمان‌های بزرگ و در راستای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار پیچیده کاربرد دارد. چنین راهکاری به انعطاف‌پذیری و امکان سفارشی‌سازی در طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای سازمان منجر می‌شود.

با وجود این، باید زمان و هزینه‌ی بیش‌تری برای استقرار و نگهداری این نرم‌افزار صرف شود و این نوع BPMS باید قابلیت اتصال به نرم‌افزار ERP و سایر سیستم‌های سازمان را داشته باشد.

• BPMS منبع‌باز

استفاده از نرم افزار BPMS منبع‌باز هزینه‌ی کم‌تری خواهد داشت. برعکس مدل‌های سازمانی که باید به ازای هر کاربر هزینه‌ای پرداخت شود یا اشتراک ماهانه خریداری شود، این امکان در نرم‌افزار منبع‌باز وجود دارد که یک بار برای همیشه آن را از تامین‌کننده خریداری کنید و دیگر نیازی به پرداخت مبالغ دیگر نداشته باشید.

BPMS چگونه کار می کند؟

نحوه‌ی کار کردن نرم افزار BPMS را می‌توان به 3 مرحله تقسیم‌بندی کرد: 1) تحلیل و طراحی 2) خودکارسازی و پیاده‌سازی و 3) نظارت و بهینه‌سازی.

• تحلیل و طراحی

در این مرحله، ابتدا باید تمام فرایندهای موجود در سازمان درک شوند. این کار ممکن است از طریق مصاحبه با کارمندان، سندسازی برای عملیات‌ها و شناسایی نقاطی که نیاز به بهبود دارند انجام شود. سپس با کمک ابزارهای BPMS می‌توان این فرایندها را با انواع نمودارها و فلوچارت‌ها طراحی کرد. این قدم به شما کمک می‌کند مراحل و نقاط تصمیم‌گیری دخیل در هر فرایند را شناسایی کنید و بدانید چه نوع اطلاعاتی در چه مرحله‌ای و بین چه افرادی دست‌به‌دست می‌شود.

• خودکارسازی و پیاده‌سازی

زمانی که تمام فرایندها و جریان‌های کاری طراحی شدند، می‌توان قوانین و منطق را در نرم افزار BPMS مشخص کرد. این قوانین شامل تخصیص وظایف به پست‌های گوناگون، مشخص کردن موعدهای مقرر و خودکارسازی تصمیم‌ها با توجه به ضوابط از پیش تعیین‌شده می‌شود.

علاوه‌بر تمام این‌ها، نرم افزار BPMS می‌تواند وظایف تکراری مانند ارسال اعلانات و مسیریابی داده‌ها در هر مرحله را خودکارسازی کند تا افراد سازمان فرصت بیش‌تری برای تمرکز روی وظایف پیچیده‌تر خود داشته باشند.

• نظارت و بهینه‌سازی

در مرحله‌ی سوم و آخر، نرم افزار BPMS گزارش‌هایی در خصوص این‌که فرایندها چطور عمل می‌کنند به شما ارائه خواهند کرد. در این گزارش‌ها می‌توان معیارهایی مانند مدت چرخه، نرخ خطا، میزان استفاده از منابع و... را بررسی کرد و با تحلیل این اطلاعات، گلوگاه‌های موجود در هر فرایند و نقاطی که نیاز به بهبود دارند مشخص خواهد شد.

با تحلیل داده‌ها و بازخوردهای دریافتی از کاربران، این امکان به وجود می‌آید تا عملکرد کلی کسب‌وکار بهینه‌سازی شود و بهبود پیدا کند.

انواع راهکارهای BPM در بازار

در حال حاضر نمونه‌های فراوانی از نرم افزار BPMS، چه به‌صورت منبع‌باز و چه سازمانی در بازار موجود هستند، با این وجود هر کدام ویژگی‌های خاص خود را دارند. در ادامه، 5 نمونه از بهترین راهکارهای BPMS موجود در بازار را به شما معرفی کرده‌ایم.

• بیزاجی (Bizagi)

BPMS بیزاجی، یک پلتفرم Low Code است که برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌کند تا فرایندهای خود را مدل‌سازی، خودکارسازی و مدیریت کنند. استفاده از این پلتفرم نیاز به دانش فنی زیادی ندارد و فضای کاربری ساده‌ای دارد.

با این وجود، هزینه‌ی استفاده از این پلتفرم بسته به نیاز سازمان متغیر است و ممکن است به بودجه‌ی زیادی نیاز داشته باشد. همچنین بسیاری از کاربران این پلتفرم معتقدند که قابلیت گزارش‌گیری آن به اندازه‌ی کافی جامع و کاربردی نیست. این 2 نکته باعث می‌شود که برخی از سازمان‌ها، از خرید راهکار BPMS بیزاجی صرف نظر کنند.

• کاموندا (Camunda)

کاموندا نیز مانند بیزاجی یک پلتفرم منبع‌باز مخصوص مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. این پلتفرم معماری منعطف و قابل توسعه‌ای دارد که برای طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای پیچیده‌ی سازمان‌ها مناسب است. با این وجود، نیاز به داشتن دانش و پیش‌زمینه‌ی برنامه‌نویسی دارد و علاوه‌بر آن، برخی قابلیت‌های خاص نرم‌افزارهای مشابه را ندارد.

• پروسس میکر (ProcessMaker)

پروسس میکر یک نرم افزار BPMS برای خودکارسازی، مدیریت و بهینه‌سازی سازمان‌ها است. این سیستم کاربری ساده‌ای دارد و به دلیل داشتن نسخه‌ی رایگان توسط بسیاری از افراد مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این وجود، مهم‌ترین نقاط ضعف آن محدود بودن قابلیت‌ها در نسخه‌ی رایگان و محدودیت در گزارش‌گیری است.

• اکتیویتی (Activiti)

اکتیویتی هم مانند کاموندا و بیزاجی یک پلتفرم مدیریت فرایندهای کسب و کار است و به راحتی امکان یکپارچه شدن با سیستم‌های دیگر را برای کاربرانش فراهم می‌کند، اما به دلیل منبع‌باز بودنش پشتیبانی مخصوص کاربران ندارد و به داشتن دانش فنی و برنامه‌نویسی نیز نیاز دارد.

• سیاق

شرکت راهکار نوین سیاق با بیش از 25 سال سابقه‌ی فعالیت در حوزه‌ی طراحی و پیاده‌سازی انواع نرم‌افزارهای سازمانی، یک نرم افزار BPMS منعطف و جامع طراحی کرده است. این نرم‌افزار با پیروی از استانداردهای جهانی BPMN2 و ISO 19510، فرایندهای خاص سازمان شما را با هر سطحی از پیچیدگی، طراحی و بهینه‌سازی می‌کند و با داشتن یک محیط کاربری آسان و قابلیت Drag & Drop، شما را از دانش تخصصی برنامه‌نویسی بی‌نیاز کرده است.

برای دریافت مشاوره و دموی نرم افزار BPMS با متخصصان ما تماس بگیرید.

شماره تماس:

021-58921

021-88109471

021-88552415