گوش دادن؛ مهارتی کلیدی برای مدیریت

پول‌نیوز، مازیار دانیالی - هنگامی که درباره مهارت های گوش دادن صحبت می کنیم چیزی فراتر از خوب گوش دادن به آن چه گفته شده است را مد نظر داریم. در حقیقت منظور ما...

شروع با چیزهای آسان

بیش از اندازه بحث و صحبت نکنید. این مساله برای بسیاری دشوار است زیرا نسبت به بیان افکار، توصیه ها و راهنمایی های خود مضطرب هستند. بیش از اندازه صحبت کردن نه تنها نشانه بی ادبی، بلکه اغلب موجب ایجاد نگرانی و ترس در طرف مقابل که نمی تواند جمله و یا فکر خود را به طور کامل بیان کند، می شود. هنگامی که فکر می کنید صحبت طرف مقابل تمام شده چیزی شبیه به شمردن تا عدد سه پیش از آغاز صحبت خود را امتحان کنید.

هضم اطلاعات منتقل شده

اطمینان حاصل کنید که کاملا و واقعا آن چه رد و بدل شده است را درک کرده اید. نه تنها به کلمات گوش کنید، بلکه زبان بدن، حالات صورت و لحن صدا را نیز مشاهده و مد نظر قرار دهید. مشاهدات دیگر به شما چه می گویند؟ آیا کلمات و مشاهدات دیداری و شنیداری با یکدیگر همخوانی دارند؟ تصویر کلی به شما چه می گوید؟

مکث پیش از صحبت

پیش از آن که طرف مقابل هر آن چه را قصد بیان کردن آن را داشت به پایان رسانده و شما کلمات و مشاهدات را به خوبی درک کردید، پیش از صحبت مکث کوتاهی داشته باشید. این به طرف مقابل فرصت می دهد تا چیزی را اضافه، جایگزین، حذف و یا اصلاح کند. این مکث اجازه خواهد داد تا به طور بالقوه چیزی که نیاز به توضیح بیشتر دارد روشن و جمع بندی شود. همچنین، به طرف مقابل اجازه می دهد تا تمام انرژی خود در آواگری را توسعه داده، از آمادگی کامل برای دریافت پاسخ شما برخوردار بوده و احتمالا کمی پذیراتر باشد.

نوشتن پرسش ها و نکات بحث

به عنوان بخشی از فرآیند گوش دادن، پرسش ها و نکاتی که قصد مطرح کردن آنها را دارید، یادداشت کنید. شاید پیش از مکالمات خود تلاش کنید تا این نکات را حفظ کرده و هنگام بحث روی به خاطر آوردن آنها تمرکز کنید. اما در بسیاری موارد ممکن است آن چه را مد نظر دارید در لحظه به خوبی منتقل نکنید. عدم توجه نیز در نهایت نمایان شده و طرف مقابل را ناامید می کند. هنگام فرآیند گوش دادن نکات مهم را یادداشت کنید. افزون بر این، پاسخ های ارائه شده به پرسش های خود را یادداشت کنید. این مساله نشان می دهد که تا چه اندازه نسبت به مسائل مطرح شده توجه دارید.

بایگانی راهبردی مستندات

مستندات خود را به شیوه ای راهبردی در سیستم بایگانی ثبت کنید تا مسئولیت پذیری خود را حفظ کنید. بدترین کاری که می توانید انجام دهید این است که جریان مکالمه را گم کرده و به مسائل رسیدگی نکنید. به عنوان یک مدیر وظایف بسیاری را باید انجام دهید و فراموش کردن برخی جریان ها به سادگی رخ خواهد داد. این در شرایطی است که طرف مقابل شما هرگز آنها فراموش نخواهد کرد. ممکن است وی درباره این موضوع صحبتی نکند، اما نسبت به شما و شیوه مدیریتتان ناامید خواهد شد.

پیگیری

باید به طریقی پیگیر باشید. اقدامی انجام داده، تغییری ایجاد کرده، پرسش هایی مطرح کرده و یا ایمیلی ارسال کنید. گام هایی مثبت برداشته و به دیگران نشان دهید که موضوعات مطرح شده بر شما تاثیرگذار بوده و در کانون توجه هستند. این مساله از اهمیت بسیاری در زمینه مدیریت برخوردار است.

تعهد

در پایان تعامل اولیه گامی جسورانه برداشته و تعهد خود نسبت به گام های بعدی که باید پیش بینی شده و زمان آنها به طرف مقابل را نشان دهید. مسئولیت حصول اطمینان از تکمیل گام های بعدی در زمان مقرر همواره پابرجا و بر عهده شما خواهد بود. این مساله نیازمند شجاعت، سازماندهی، انگیزه و اخلاق کاری فوق العاده است. اگر دارای این مهارت ها هستید از آنها استفاده کنید. اگر این گونه نیست نیازمند رشد به عنوان یک مدیر و توسعه مجموعه مهارت های خود هستید.

رازداری

آخرین نکته ای که به عنوان بخشی از تعریف مهارت های گوش دادن به آن اشاره می کنیم، رازداری است. درباره مکالمات خود با همکاران و کارکنان با دیگران صحبت نکنید. این مساله در گذر زمان برچسب بی اعتمادی را بر شما خواهد نشاند. هنگامی که مورد اعتماد همکاران و کارکنان خود نباشید، حرفه مدیریت شما دچار رکود و مشکل می شود زیرا زمان زیادی را باید برای کسب اعتماد و اطمینان از دست رفته صرف کنید.