هنر مدیریت بودجه

پول نیوز، رکسانا دانیالی- در اختیار داشتن برنامه ای منسجم و قدرتمند برای مدیریت بودجه کسب و کار، یکی از مهم ترین فاکتور های لازم در راستای رشد، پیشرفت و موفقیت است. درست مانند مدیریت اموال شخصی، نظم و برنامه ریزی بودجه کسب و کار نیز امری اجتناب ناپذیر بوده و باید به آن اهمیت دهید.

تجارتی که بر استراتژی و برنامه ریزی مشخص در امور مالی بنا شده است، دقیقا مشخص است که بودجه در نظر گرفته شده خرج چه قسمت هایی می شود و این مسئله سبب جلوگیری از هدر رفت پول در بخش هایی می شود که هیچ کمکی برای پیشرفت کسب و کار نیستند. باید هوشیار باشید.

اما نخستین گام چیست؟ برای تجربه یک مدیریت مالی موفق چه باید کرد؟

1. برنامه استراتژیک

هر مجموعه ای فارغ از زمان تاسیس آن باید با هدف و ماهیت وجودش آشنایی کامل داشته باشد. برنامه استراتژیک همان چیزی است که یک مجموعه را به سمت هدفش رهنمون می سازد. از این رو نخستین قدم برای اجرای مدیریت مالی قدرتمند، نوشتن برنامه ای قوی خواهد بود و این به معنای خرج بودجه همراه با دید کامل است.

2. هدف کسب و کار

هدف، زمینی است که برنامه استراتژیک خود را در آن خواهید کاشت. برای دست یابی به اهداف نیز قطعا نیاز به صرف هزینه خواهید داشت. در نتیجه باید بدانید چه مبلغی را در چه زمینه ای خرج می کنید. آیا این زمینه همان مسیری است که به تحقق اهدافتان کمک می کند؟ در اختیار داشتن بودجه نیز به خودی خود نیازمند منابع مالی است. به عنوان مدیر باید قادر به شناخت تمامی این جوانب باشید.

3. پیش بینی درآمد

پیش بینی درآمد یک کسب و کار نیازمند آگاهی از سابقه ی مالی آن در کنار پیش بینی رشد درآمد خواهد بود.

4. پیش بینی هزینه های ثابت

این مورد به بررسی هزینه های ثابت هر ماه اشاره دارد که به احتمال زیاد در ماه بعد نیز تکرار می شوند. این هزینه ها تغییر نمی کنند و حداقل خرج تراشی هایی هستند که باید آن ها را از بودجه کسب و کارتان کم کنید. برای مثال اگر در تیم کاری شما جای خالی وجود دارد، هزینه ای که باید برای استخدام جدید بپردازید، جز هزینه های ثابت ماهیانه خواهد بود.

5. پیش بینی هزینه های متغیر

این هزینه ها ماه به ماه دچار نوسان می شوند در نتیجه هزینه هایی هستند که باید به دقت بررسی شده و برایشان بودجه در نظر گرفت. در غیر این صورت با کمبود ناگهانی در بودجه کسب و کار خود رو به رو خواهید شد.

6. بودجه احتیاطی

هر کسب و کاری با هر هدفی که دارد باید مبلغی تحت عنوان بودجه احتیاطی برای خود در نظر داشته باشد. قوی بودن در این زمینه نشان گر توانایی بالای کسب و کار شما در مدیریت مالی است چرا که مزایای وجود آن را در صورت به دام افتادن در شرایط بحرانی به خوبی متوجه خواهید شد.

7. تایید هیئت مدیره

اگر کسب و کاری بزرگ دارید باید بودجه پیشنهادی خود و هزینه ها و درآمد ها را به تصویب هیئت مدیره برسانید. چنان چه کسب و کارتان هنوز نوپا است، بیشتر این وظیفه به دوش خودتان خواهد بود. به عنوان مدیر مجموعه باید هر ماه وضعیت مالی کسب و کار خود را مورد بررسی دقیق قرار دهید. باید از هر تغییری آگاهی داشته و بتوانید مجموعه را در وضعیت های دشوار مدیریت کنید.

در مورد آخر که شاید بتوان آن را مهم ترین مورد هم نامید، باید قادر باشید تغییرات را دستگیر کنید! تغییراتی که در بودجه رخ می دهند حال می خواهد مرتبط به هزینه ها باشد و یا درآمد، باید به خوبی موشکافی شوند. دلیل رخ داد هر تغییر چیست؟ از چه الگویی پیروی می کنند؟ کم کاری در چه بخشی در حال وقوع است؟ گاهی اوقات این تغییرات به علت شرایطی هستند که ناگهان رخ می دهند و شما آن را از قبل پیش بینی نکرده اید! در نتیجه به عنوان مدیر یک کسب و کار موفق باید حواستان به همه چیز باشد.

در نهایت باید گفت که هیچ هزینه و درآمدی بدون حضور مشتری وجود نخواهد داشت. از این رو است که بایستی در برنامه استراتژیک خود به مشتری مداری نیز توجه ای ویژه داشته باشید.