بودجه و مهارت های مدیریت آن

پول‌نیوز، رکسانا دانیالی - بیشتر کسب و کار هایی که سطح فروشی کمتر از حد نرمال بازار مربوطه و یا حتی برابر با آن دارند از برنامه مدیریت بودجه ای جامع استفاده نمی کنند. این موضوع نیز اغلب به دلیل عدم اعتماد مدیران این دسته کسب و کار ها به اعداد و ارقام و تاثیرگذاری آن ها بر روند سود دهی کسب و کار ایجاد می شود.

به طور کلی برنامه مدیریت بودجه، مطمئن ترین روش برای هدف گیری دقیق اهداف کسب و کار و همچنین جلوگیری از نوسانات غیر منتظره هزینه ها است. در نتیجه برای تبدیل بهینه سرمایه به سود، برنامه ریزی درست خواهید داشت که این برنامه بر مبنای بررسی دقیق به دست آمده است نه یک تصمیم ناگهانی.

اما اگر تا به حال به فکر این بخش مهم از کسب و کار خود نبوده اید، از همین امروز شروع کنید. قطعا شاهد تغییرات بزرگ و دلخواه در میران سود و فروش کسب و کار خود خواهید بود. در ادامه به چند مورد از راه کار های مفید پیرامون این مطلب پرداخته می شود.

1. در گام نخست نیاز به زمان بندی و جلب همکاری اعضا تیم خود خواهید داشت. در واقع برای دست یابی به برنامه مدیریت بودجه ای منطقی و در عین حال کاربردی، باید زمان صرف کنید و پس از بررسی تمام جوانب و فاکتور های موثر در کسب و کارتان، برنامه ای دقیق تهیه کنید که ارزش هدف گذاری داشته باشد. مسلما چنین برنامه ای با یک جلسه چند ساعته به دست نمی آید و نیازمند تلاش است.

2. همانند هر کار جدید دیگری، این امر نیز نیازمند تمرین و یادگیری است. فارغ از آن که پیش بینی وضعیت آینده کسب و کار و بودجه آن دشوار است، به تدریج مهارت پیش بینی شما از صحت بیشتری برخودار می شود و به نحو بهتری می توانید نتایج را کنترل کنید.

3. هر کسب و کاری قابلیت بودجه بندی شدن دارد. تنها سوال اساسی این است که چه مقدار انرژی و تمرین برای برقراری تعادل میان زمان و کسب صحت در پیش بینی های ضروری کسب و کار خود، نیاز خواهید داشت؟ به یاد داشته باشید که پیش بینی وضعیت کسب و کار و آینده آن برای اجرای مدیریت بودجه ای حرفه ای، لازم است و این امر به ویژه برای افرادی که برای نخستین بار آن را تمرین می کنند، دشوار تر از دیگران خواهد بود.

4. استفاده از نمودار برای بررسی ظرفیت کسب و کار شما در تحقق اهدافش گام چهارم مدیریت بودجه است. در واقع اگر بودجه بندی و برنامه ای که پیش می گیرید قابل دست یابی  در مدت زمان مورد نظرتان نباشد، باید به تناسب آن از بار برنامه کم کنید و فرصت تحقق به این اهداف در کوتاه مدت را بدهید.

5. تا ریال آخر را حساب کتاب نکنید! همان طور که گفته شد بودجه بندی و مدیریت اصولی آن امری ضروری برای موفقیت کسب و کار است، اما با این حال حساب و کتاب ریال به ریال بودجه پس از مدتی کاری غیر قابل تحمل می شود و باید از آن پرهیز کنید. به جا خرج کنید و از موشکافی بیش از حد پرهیز کنید.

6. در صورت نیاز برای هزینه کردن در مواردی که برایش بودجه ای در نظر نگرفته اید، باید جایگزینی انجام دهید. به این معنا که یکی از امور بودجه بندی شده خود را حذف کرده و بودجه آن را به مورد ضروری پیش آمده انتقال می دهید. بدون این نظم، همیشه مجبور خواهید شد تا بیش از بودجه خود هزینه کنید و با کاهش سود دهی امکان ورشکستگی نیز بالا خواهد رفت.

7. هر دو فاکتور سود و نوسانات جریان نقدی را مورد هدف قرار دهید چرا که این دو عامل پایه ای در مدیریت بودجه، اغلب متغیر هستند و باید با روش های متفاوتی نیز به کنترل آن ها اقدام کرد.

8. در پایان هر ماه با در دست داشتن گزارش های هزینه ها، مخارج، سود و زیان و تمام فاکتور های دخیل، سوال های زیر را از تیم خود بپرسید:

+ در مقایسه با بودجه خود چگونه عمل می کنیم؟ این عملکرد تا چه اندازه با برنامه کلی کسب و کار فاصله دارد؟

+ برای عملکردی بهتر در ماه بعد چه راه کاری باید اتخاذ کرد؟

+ در راستای در اخیتار داشتن برنامه مدیریت بودجه ای دقیق تر و مفید تر در سال آینده، چه پیشنهاد هایی دارید؟

این 8 گام شما را به عنوان مدیر یک مجموعه کاری برای مدیریت بودجه ای حرفه ای یاری خواهند داد و فرصت لمس تغییرات مثبت برای کسب و کار ایجاد خواهد شد.