مطابق قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاصی که مکلف به نگهداری دفاترند، باید دفاتر قانونی خود را قبل از شروع سال مالیاتی ازطریق اداره‌ ثبت شرکت‌ها دریافت کنند. در آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، دفاتر به ‌شکل زیر طبقه‌بندی شده است:

۱. دفتر روزنامه

۲. دفتر کل

۳. دفتر روزنامه و کل مشترک

۴. دفتر معین

۵. سایر دفاتر

تکالیف مالیاتی صاحبان کسب و کار در خصوص نگهداری دفاتر قانونی

به‌موجب ماده ۶ آیین‌نامه یاد شده، وظایف گروه‌های مختلف مشاغل مشمول مالیات در نگهداری دفاتر، اسناد و مدارک قانونی که یکی از مباحث مهم آموزش مالیات می‌باشد، متفاوت است. شرح این تفاوت‌ها به این قرار است:

الف. صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می‌گیرند و همه اشخاص حقوقی؛ باید دفاتر روزنامه، کل و سایر دفاتر را چه دستی و چه ماشینی (مکانیزه یا الکترونیکی)، که متکی به اسناد و مدارک باشد، نگه دارند و نکاتی را رعایت کنند:

1. رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ‌ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
2. مؤدیانی که دفاترشان دستی است، باید برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی مربوط ثبت شده، استفاده کنند. درصورتی‌که این دفاتر ثبت‌شده در هر سال برای ثبت عملیات مالی مؤدیان تا پایان سال مالیاتی کفایت نکند، مؤدیان می‌توانند از دفاتر ثبت‌شده همان سال استفاده کنند.
3. مؤدیان برای ثبت الکترونیکی (نرم‌افزاری) رویدادهای مالی‌شان باید از نرم‌افزارهای تأییدشده که با ویژگی‌ها و معیارها و ضوابط اعلام‌شده سازمان منطبق باشد، استفاده کنند. سازمان موظف است ویژگی‌ها و معیارها و ضوابط لازم برای این‌قبیل نرم‌افزارها را به‌صورت عمومی اعلام کند.
   • استفاده از نرم‌افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم‌الاجراشدن اصلاحیه قانون (۰۱/۰۱/۱۳۹۵) مجاز است. استفاده از این نرم‌افزارها بعد از این مهلت، منوط به این است که نرم‌افزار با ویژگی‌ها و معیارها و ضوابط اعلام‌شده سازمان مطابقت کند.
   • مؤدیان مکلف‌اند تا قبل از مطابقت نرم‌افزاری که به کار می‌برند، با ویژگی‌ها و معیارها و ضوابط اعلام‌شده، حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده‌شده به ماشین‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت کنند و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل نمایند.
   • در اجرای این بند، سازمان می‌تواند برای بررسی وظایف محول‌شده، از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده کند.

محاسبان به عنوان یکی از برجسته ترین موسسه‌های ارائه دهنده خدمات مشاوره مالیاتی در ایران و با به خدمت گرفتن با تجربه ترین و خبره ترین حسابداران، وکلا و مشاوران مالیاتی آماده ارائه مشاوره مالیاتی به بنگاه‌های اقتصادی و صاحبان کسب و کارها می‌باشد.

4. نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت تمام عملیات‌ها یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
5. اشتباه در شماره‌گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی مربوط، درصورتی‌که احراز شود، خللی به اعتبار دفاتر وارد نمی‌کند.
6. تحریر دفاتر قانونی با وسایلی که به‌آسانی پاک می‌شود، ممنوع است.
7. دفاتر و اسناد حسابداری باید براساس واحد پول رایج کشور و همچنین به‌زبان فارسی نوشته شود.
8. درصورتی‌که دفاتر موضوع این آیین‌نامه در دست مقامات قضایی یا دیگر مراجع قانونی باشد یا اینکه به هر دلیلی که خارج از اختیار مؤدی است، دفتر در دسترس او نباشد، مؤدی می‌تواند حداکثر تا دو ماه دفاتر جدیدی تهیه کند و عملیات دفاتر قبلی را به دفاتر جدید منتقل نماید. در این مدت، تأخیر در نوشتن دفاتر جدید به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی‌کند.
9. برای اشخاص حقوقی جدید، تأخیر در نوشتن دفاتر از تاریخ ثبت شخص حقوقی و برای بقیه اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز است.
10. اشخاصی که شعبه یا شعبه‌هایی دارند، موظف‌اند باتوجه‌به روش‌های حسابداری به‌کاررفته، خلاصه عملیات شعبه یا شعبه‌های خود را درصورتی‌که دفاتر ثبت‌شده داشته باشند، لااقل سالی یک بار (تا قبل از بستن حساب‌ها) در دفاتر مرکز ثبت کنند و اگر شعبه‌ها دفاتر ثبت‌شده نداشته باشند، خلاصه عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.
11. ثبت دفاتر در طول سال مالی مجاز است؛ مشروط به اینکه تا تاریخ ثبت، هیچ‌گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد.
12. ارائه دفاتر سفید و نانوشته در حکم ارائه ‌نکردن دفاتر است.
13. مؤدیان باید دفاتر و اسناد و مدارک لازم را نگهداری کنند و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی، ارائه نمایند. اطلاعات دفاتر و اسناد و مدارک ماشینی باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید یا ارسال یا دریافت شده، نگهداری شود.

ب. صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می‌گیرند، مکلف‌اند برای هر سال مالیاتی، اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را به‌تفکیک و به‌ترتیب تاریخ وقوع هریک از رویدادهای مالی، نگه دارند و صورت درآمد و هزینه خود را به‌صورت ماهانه تنظیم کنند؛ اسناد و مدارکی از قبیل اسناد خرید و فروش کالا یا ارائه خدمات.

پ. صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می‌گیرند، باید برای هر سال مالیاتی، اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را نگه دارند و خلاصه درآمد و هزینه خود را به‌صورت سالانه تنظیم کنند.

ت. مؤدیانی که رویدادهای مالی خود را به‌صورت ماشینی (مکانیزه یا الکترونیکی) ثبت و نگهداری می‌کنند (به‌استثنای مؤدیان گروه اول)، لازم نیست دفاتر را به‌صورت دستی ارائه کنند. نگهداری اسناد و مدارک حساب به‌صورت ماشینی یا دستی الزامی است.

همچنین به‌موجب ماده ۷ آیین‌نامه ماده ۹۵ قانون مالیات‌ها، صاحبان مشاغلی که سامانه صندوق فروش (صندوق مکانیزه فروش) را نصب می‌کنند و به کار می‌برند، اگر آیین‌نامه اجرایی موضوع تبصره ۲ ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌ها را رعایت کنند، از نگهداری و ارائه دفاتری که در این آیین‌نامه به آن اشاره شده، معاف‌اند.